Kinh nghiệm triển khai công tác cố vấn học tập ở một số trường đại học trên thế giới và bài học kinh nghiệm cho Trường Đại học Ngoại thương

Kinh nghiệm triển khai công tác cố vấn học tập ở một số trường đại học trên thế giới và bài học kinh nghiệm cho Trường Đại học Ngoại thương

Nguyễn Thị Khánh Trinh 
Lê Phương Lan
Mai Tuấn Nam

Tóm tắt:
Cùng với sự phát triển của quá trình đào tạo đại học theo hệ thống tín chỉ, cố vấn học tập là một vị trí công tác không thể thiếu trong sự phát triển chất lượng đào tạo của các trường Đại học trên thế giới và Việt Nam. Cố vấn học tập là người tư vấn cho sinh viên về chọn ngành, chương trình đào tạo phù hợp với năng lực và sở thích, tư vấn và xét duyệt kế hoạch học tập của sinh viên; giúp cho sinh viên nhận thức được tầm quan trọng của quy chế đào tạo, chương trình đào tạo, phương pháp học tập từ đó thiết lập chương trình đào tạo phù hợp với điều kiện cá nhân và giúp sinh viên tự tìm ra biện pháp khắc phục khó khăn trong chương trình học. Bài viết đi sâu phân tích kinh nghiệm triển khai công tác cố vấn học tập ở một số trường đại học trên thế giới; từ đó có cơ sở so sánh, đối chiếu, nhận định mặt tiến bộ và đưa ra một số giải pháp có thể áp dụng được nhằm nâng cao hiệu quả công tác cố vấn học tập tại Trường Đại học Ngoại thương.
Từ khóa: cố vấn học tập, cố vấn trường học, vai trò, kinh nghiệm
Abstract:
Together with the development of higher education on credit system, academic advising (counseling) is a kind of job which proves its utmost important role in improving the training quality in all universities through out the world, as well as in Vietnam. Academic Adviser or (counselor) is the person who assists students in selecting the right the course to learn, the major suitable with individual competence, and hobbies, supports, and navigates students’ study planning enabling students to perceive the importance of educational, training frame work, study programme, as well as study-model, basing on that student can work out which option is appropriate with their own conditions and situations. The article analyses the experience of practical deployment of academic advising in some universities in the world; based on that making comparison, cross -check, withdrawing the advantages and proposing solutions applicable to the academic counseling in Foreign Trade University.
Key words: adviser, school counseling, academic advising, role, experience
1. Công tác cố vấn học tập trong đào tạo theo học chế tín chỉ
Học chế tín chỉ lần đầu tiên được áp dụng tại ĐH Harvard, Hoa Kỳ vào năm 1872. Viện trưởng của thời kỳ đó là Giáo sư Elliot đã có sáng kiến đưa ra một hệ thống các môn học để sinh viên lựa chọn và đến năm 1890 thì tại Đại học Harvard, sinh viên hoàn thành toàn bộ chương trình khóa học và nhận văn bằng được tính bằng việc tích lũy đủ số tín chỉ cần thiết. Sau đó đào tạo theo hệ thống tín chỉ dần được mở rộng ra khắp Bắc Mỹ và thế giới. Đây là phương thức đào tạo theo triết lý xem “Người học là trung tâm của quá trình đào tạo”. Theo đánh giá của tổ chức Ngân hàng thế giới, đào tạo theo tín chỉ không chỉ hiệu quả đối với các nước phát triển mà còn đối với các nước đang phát triển. Tại Việt nam, thực hiện quuyết định số 201/2001/QĐ-TTg phê duyệt ‘‘Chiến lược phát triển giáo dục 2001-2010“ ngày 28/12/2001 về đổi mới căn bản toàn diện giáo dục; Đề án đổi mới giáo dục đại học Việt Nam giai đoạn 2006 – 2020 được Chính phủ phê duyệt đã khẳng định: “… xây dựng học chế tín chỉ thích hợp cho giáo dục đại học ở nước ta và vạch ra lộ trình hợp lý để toàn bộ hệ thống giáo dục đại học chuyển sang đào tạo theo học chế tín chỉ…”. Ngày 15/08/2007, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT kèm theo Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ.
Đào tạo theo học chế tín chỉ với đặc điểm ưu việt là lấy người học làm trung tâm trong quá trình dạy và học, do đó phát huy được tính chủ động, sáng tạo của người học. Trong đào tạo tín chỉ, việc tự học tự nghiên cứu của sinh viên được coi trọng, được tính vào nội dung và thời lượng của chương trình. Đào tạo theo học chế tín chỉ có độ mềm dẻo và linh hoạt về thời gian ra trường. Sinh viên được cấp bằng khi tích lũy đủ số tín chỉ do trường quy định. Bên cạnh đó, đào tạo theo học chế tín chỉ bao gồm một hệ thống các môn học thuộc khối kiến thức chung, những môn học thuộc khối kiến thức chuyên ngành và những môn học thuộc khối kiến thức cận chuyên ngành. Sinh viên cần chọn các môn học phù hợp với chuyên ngành của mình, với nghề nghiệp tương lai của mình. Do học chế tín chỉ có độ mềm dẻo về môn học, nên sinh viên được phép thay đổi ngành chuyên môn trong tiến trình học tập khi thấy cần thiết mà không phải học lại từ đầu...Tuy nhiên, khi tham gia đào tạo theo học chế tín chỉ, người học cần phải xác định đúng mục tiêu học tập, lập kế hoạch học tập của mình theo từng học kỳ, từng năm học. Từ đó người học phải thực hiện nghiêm túc kế hoạch học tập và hoàn thành thật tốt kế hoạch do mình đề ra. Đây chính là điểm khác biệt so với đào tạo theo niên chế. Trong đào tạo theo niên chế, khối lượng và thời gian học tập được thực hiện theo kế hoạch học tập và thời gian học tập do nhà trường sắp xếp, người học chỉ cần tham gia học tập đúng theo thời khóa biểu. Vì vậy người học từ thụ động chuyển sang chủ động trong việc lập và thực hiện kế hoạch học tập của mình. Do có sự khác biệt lớn từ việc học thụ động theo thời khóa biểu ở các cấp học phổ thông nên số lượng không nhỏ người học đã không thể lên kế hoạch, đăng ký môn học và sắp xếp chương trình học phù hợp để có thể hoàn thành thời gian đào tạo theo kế hoạch và thực sự lúc này, người học rất cần sự giúp đỡ của đội ngũ cố vấn học tập (CVHT). Trong đào tạo theo học chế tín chỉ, cố vấn học tập là người tư vấn cho sinh viên về chọn khóa học, ngành học phù hợp với năng lực và sở thích, tư vấn và xét duyệt kế hoạch học tập của sinh viên từ khi bắt đầu nhập học, chuẩn bị vào giai đoạn chuyên ngành hay khi sắp kết thúc chương trình học. Cố vấn học tập định hướng, tư vấn, giám sát hoạt động học tập của sinh viên, giúp cho sinh viên nhận thức được tầm quan trọng của quy chế đào tạo, chương trình đào tạo, phương pháp học tập, từ đó thiết lập chương trình đào tạo phù hợp với điều kiện về trình độ, vật chất, hoàn cảnh cá nhân, và giúp sinh viên tự tìm ra biện pháp khắc phục khó khăn khi bước chân vào giảng đường cao đẳng, đại học cho đến khi kết thúc chương trình học.
2. Kinh nghiệm triển khai công tác cố vấn học tập ở một số trường trên thế giới
Với mong muốn đưa ra hướng đi phù hợp và để có cơ sở đề xuất một số giải pháp phát triển và nâng cao hiệu quả công tác cố vấn học tập tại trường Đại học Ngoại thương, nhóm nghiên cứu đã tìm hiểu việc triển khai công tác cố vấn học tập tại một số trường Đại học điển hình trên thế giới, cách thức tiến hành và hiệu quả của họ, từ đó rút ra bài học cho trường Đại học Ngoại thương trong công tác cố vấn học tập.
Để có tính khách quan, các tác giả lựa chọn 3 trường đại học tiêu biểu tại 3 khu vực: Harvard University (Châu Mỹ), The University of Queensland (Châu Úc) và King Abdul Aziz University (Ả rập- Xê út) làm đối tượng để học tập kinh nghiệm. Đây đều là các trường đại học danh tiếng, được các tổ chức định mức tín nhiệm trường đại học xếp vào top những trường đại học hàng đầu trong khu vực.
2.1. Công tác cố vấn học tập tại trường đại học Queensland (Australia)
Đại học Queensland được thành lập theo luật của Quốc hội Australia ngày 10/12/1909. Hiện nay, Đại học Queensland là đại học hàng đầu của Úc, thành viên của Group of 8 (Go8) và Universitas 21, được xếp trong 40 đại học hàng đầu thế giới bởi "Times Higher Education Supplement". Với quy mô hơn 40.512 sinh viên (khoảng 8.800 sinh viên quốc tế du học Úc), hơn 5.000 giảng viên, nhân viên và là đại học công lập đa ngành, đa lãnh vực, đa cơ sở của Úc.
Phạm vi tư vấn trong công tác cố vấn là rất rộng, không chỉ giới hạn ở những vấn đề liên quan đến học tập (academic), mà còn trải rộng ở cả những nội dụng khác liên quan đến đời sống, sức khỏe, tài chính… có thể làm hài lòng hầu hết các đối tượng cần được tư vấn. Những nội dung liên quan đến công tác tư vấn được thể hiện rất rõ trên website của trường bao gồm: (1). Giới thiệu chung về nhà trường (About); các phân hiệu (campuses); cơ cấu tổ chức (Organization); kế hoạch chiến lược (Strategic Plan); chính sách và quy trình (Policies and Procedures ) trình tự giải quyết các công việc, các form khai, biểu mẫu của các loại công việc mang tính hành chính của nhà trường. (2). Dành cho sinh viên tương lai (Future students). (3). Dành cho sinh viên đang theo học tại UQ (Current students)
Phương thức tư vấn của Trường Đại học Queensland: Trường chia thành 2 nhóm được tư vấn: (Nhóm 1): Cho sinh viên tương lai (Future students) giành cho người học đã lựa chọn vào trường và chuẩn bị là sinh viên năm đầu của trường và (Nhóm 2) giành cho sinh viên đang theo học tại trường (Current students).
Cụ thể nội dung tư vấn học tập đối với sinh viên tương lai (sinh viên năm thứ nhất) tập trung vào tư vấn về học tập. Sinh viên được hướng dẫn phương pháp học tập rất tỉ mỉ chi tiết và đăng tải trên website từ cách viết assignments (loại bài tập lớn, các bước để làm bài tập thành công, quản lý hiệu quả bài tập), kỹ năng thuyết , cách thức chuẩn bị ôn thi , quản lý sắp xếp thời gian và quá trình học tập cho tới cách thức làm việc nhóm như thế nào…Các mục này được triển khai rất cụ thể khi sinh viên lựa chọn nội dung tư vấn.
Nhóm 2 là nhóm sinh viên đã theo học tại trường (từ năm thứ hai trở đi) được hướng dẫn tư vấn theo mục riêng. Nội dung tư vấn mở rộng hơn từ tư vấn các môn học, chương trình đào tạo, cách sử dụng thư viện (sách, tài liệu tham khảo), các loại học bổng đến các dịch vụ và các phương tiện hỗ trợ. Sinh viên đươc tư vấn cách thức quản lý chương trình học (đăng ký học, lựa chọn môn, đánh giá, tình hình tài chính, các chính sách, bổ trợ cho chương trình học); Quản lý thông tin cá nhân (cập nhật thông tin cá nhân, thẻ sinh viên, mật khẩu tài khoản cá nhân); Công nghệ thông tin (kết nối Wifi, internet và vào email, hỗ trợ IT, công nghệ nghiên cứu, an ninh mạng); Sự kiện xã hội (các câu lạc bộ, hội, hoạt động thể thao, mạng lưới nghề)…. Bên cạnh đó là các thông tin hỗ trợ sinh viên như bản đồ trường, bãi đậu xe và giao thông; Các vấn đề liên quan đến lễ tốt nghiệp ra trường (địa điểm tổ chức lễ, áo tốt nghiệp, thứ tự các sự kiện, ảnh, dịch vụ cho SV tốt nghiệp); Bằng sau đại học (tư vấn về tiêu chí lựa chọn, các mốc quan trọng, người hướng dẫn, thông tin về luận văn); Cửa hàng và dịch vụ tiện ích trong campus (đồ ăn, thức uống, cửa hàng bán lẻ, ngân hàng, dịch vụ thể thao, chăm sóc trẻ em, dịch vụ y tế); Nghề nghiệp và tuyển dụng (dịch vụ nghề nghiệp, lãnh đạo, kinh nghiệm thực tế, kinh nghiệm toàn cầu, chương trình nghiên cứu).
Đặc biệt, Đại học Queensland còn chỉ rõ những vấn đề không thể giải quyết được trong các cuộc cố vấn để người sử dụng dịch vụ biết rõ và tránh yêu cầu khi sử dụng dịch vụ cố vấn học tập.
Công tác cố vấn tại trường đại học Queensland triển khai chủ yếu qua hệ thống công nghệ thông tin và truyền thông. Website của nhà trường là kênh thông tin hữu ích mà tất cả các sinh viên hiện tại cũng như sinh viên tiềm năng trong tương lai, nội địa và quốc tế đều có thể tiếp cận, với mức độ cập nhật vô cùng nhanh chóng và hiệu quả. Các thông tin về nhà trường được bố trí rất khoa học, đầy đủ và thiết thực. Theo đó, mọi nội dung mà sinh viên thắc mắc hầu như đều có thể tìm thấy câu trả lời trên website của trường, hoặc trong trường hợp cần thiết thì sinh viên (mặc dù hiếm khi phải tới bộ phận cố vấn để gặp mặt nhân viên cố vấn trực tiếp) chỉ cần tìm mục liên hệ, nơi có số điện thoại, địa chỉ email, thông tin liên lạc của cán bộ tư vấn, là có thể nhận được câu trả lời trong thời gian ngắn nhất có thể: gặp mặt, tư vấn online…. Hầu như các phần nội dung liên quan đến cuộc sống và việc học tập của sinh viên đều đã được bộ phận triển khai công tác cố vấn quan tâm đầy đủ, và đưa những thông tin vô cùng thiết thực để sinh viên có thể tự mình tra cứu, tìm hiểu. Và bằng biện pháp này, Đại học Queensland đã giảm tải được khối lượng công việc cho tổ công tác cố vấn của nhà trường vô cùng hữu hiệu. Sinh viên có thể tìm thấy thông tin cố vấn rất dễ dàng, thuận tiện, và ít có thông tin nào khiến họ phải có nhu cầu trực tiếp gặp gỡ các cố vấn viên.
2.2. Kinh nghiệm cố vấn học tập tại Trường Đại học Havard – Hoa Kỳ
Đại học Havard coi sự thành công của người học là mối quan tâm hàng đầu. Đại học Havard có vô số các nguồn tư vấn để hỗ trợ người học trong việc lên kế hoạch chương trình học tập cũng như tranh thủ nắm bắt các cơ hội học tập đặc biệt (như các cơ hội nghiên cứu hoặc học tập tại nước ngoài) để đạt được mục tiêu học tập đã đề ra. Kể từ ngày đầu tiên của năm thứ nhất cho tới ngày tốt nghiệp ra trường và học lên cao nữa, các cố vấn học tập của Havard luôn đồng hành cùng sinh viên.
Cũng giống như đại học Queensland, đại học Havard cũng tập trung ưu tiên vào nội dung tư vấn cho sinh viên năm thứ nhất. Bắt đầu năm thứ nhất, người học sẽ được làm việc chặt chẽ với một đội tư vấn tại chỗ hoặc không tại chỗ đó là những cố vấn/tư vấn trong việc định hướng chương trình học tập ở Havard và trong cả giai đoạn quá độ làm quen với cuộc sống trong trường đại học. Các cố vấn cấp khoa cũng sẵn sàng giúp đỡ người học trong suốt năm học, khi người học bắt đầu lên kế hoạch lựa chọn học tập cho đến khi kết thúc năm học thứ hai.
Đội tư vấn viên năm thứ nhất gồm một tư vấn viên chuyên trách năm thứ nhất, một phụ trách nội trú năm thứ nhất, một giám thị và một thành viên tư vấn đồng cấp. Trong một số trường hợp giám thị cũng có thể đóng vai trò là thành viên tư vấn đồng cấp. Những tư vấn viên này sẽ tư vấn cho người học cả về lĩnh vực học tập và những hoạt động ngoài học tập, nhưng họ cũng không phải là kênh tư vấn duy nhất mà ngoài ra còn có rất nhiều văn phòng và tư vấn viên hỗ trợ sinh viên trong khuôn viên của trường. Nội dung tư vấn của đội tư vấn viên năm thứ nhất cũng rất chi tiết, cụ thể vào các vấn đề: Lựa chọn khóa học, đáp ứng các yêu cầu của chương trình ngành học, cân nhắc về việc tập trung các lựa chọn gì, dành được các cơ hội học tập đặc biệt (như đi nghiên cứu hoặc học ở nước ngoài), lên kế hoạch hè, quản lý thời gian của người học. Tiến bộ, tiến trình học tập của sinh viên đều được nhân viên phụ trách nội trú ghi lại. Bên cạnh đó sinh viên nhận được sự tư vấn về các vấn đề cá nhân, nơi ở, xã hội, học tập của giám thị, đó có thể là nhân viên hành chính hoặc sinhh viên tốt nghiệp ra trường sống cùng trong khu ký túc xá. Ngoài ra, sinh viên năm nhất còn được tư vấn về việc cân bằng giữa chương trình học tập với các lựa chọn ngoài chương trình, cách làm chủ những thử thách trong quá trình chuyển tiếp từ cuộc sống học sinh sang sinh viên, và cách tận dụng các ưu thế các nguồn lực của trường đại học từ những thành viên tư vấn đồng cấp, là sinh viên năm thứ hai, trẻ, hoặc có kinh nghiệm trong trường được tuyển chọn đặc biệt và đào tạo về tư vấn và hỗ trợ trong năm nhất.
Ngoài hình thức đội tư vấn năm thứ nhất, Đại học Havard còn các hình thức cố vấn khác như tư vấn hỗ trợ cấp cao (Upperclassman advising) áp dụng khi sinh viên kết thúc năm thứ hai. Tư vấn cấp cao là tư vấn nhận được từ những Cố vấn chuyên ngành trong ngành học hoặc hỗ trợ hoạch định sau đại học (Postgraduate planning support).
Trường Đại học Harvard cũng đã số hóa và đưa lên website một cách đầy đủ mọi hoạt động cố vấn. Tất cả các nội dung liên quan đến đời sống, học tập và tư vấn nghề nghiệp đều được triển khai thành đầu mục, văn bản số hóa, từ đó sinh viên có thể truy cập và sử dụng thông tin trực tuyến một cách dễ dàng. Trong trường hợp sinh viên cần có cố vấn viên trực tiếp, họ đều có thể sắp xếp lịch làm việc thông qua mục “About us”. Cán bộ tư vấn sau khi đã hướng dẫn sinh viên khai thác thông tin trực tuyến, nếu không thỏa đáng thì sắp xếp lịch làm việc trực tiếp, nhờ đó tiết giản được quy trình, thủ tục, thời gian và công sức của cả sinh viên và bộ phận cố vấn.
Website cho toàn trường có dành những đường link để sinh viên của từng “school” có thể tiếp cận thông tin liên quan đến ngành học, chương trình học của mình một cách rất cụ thể, chi tiết. Tương tự như trường Đại học Queensland của Úc, đại học Harvard cũng triển khai rất hiệu quả hình thức cố vấn online, trong bối cảnh công nghệ thông tin đã phát triển như hiện nay.
2.3. Kinh nghiệm cố vấn học tập tại đại học King Abdul Aziz, Ả rập (King Abdul Aziz University, Jeddah, Saudi)
Trường được thành lập vào năm 1967, có 2000 khoa và hơn 37000 sinh viên trong năm học 2000-2001. Ban đầu đây là một trường tư thục do một nhóm thương gia thành lập đứng đầu là Sheikh Muhammad Abu Bakr Bakhashab Pasha. Vào năm 1974 trường ĐH King Abdul Aziz được chuyển thành trường công theo quyết định của hội đồng bộ trưởng Ả-rập Xê-út (Saudi Arabia). Vào năm 2016, trường được Times Higher Education xếp hạng là đại học tốt nhất Ả rập.
Đại học King Abdul Aziz (KAU) triển khai 3 mô hình cố vấn để hỗ trợ sinh viên. Đó là mô hình cố vấn phát triển (developmental advising), cố vấn kê đơn (prescriptive advising), và cố vấn xâm nhập (intrusive advising).
Mô hình cố vấn phát triển là mô hình giúp sinh viên khám phá và xác định những mục tiêu học tập, nghề nghiệp, cuộc sống và con đường đi, phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng ra quyết định thông qua công tác cố vấn mang tính hợp tác và định hướng quy trình. Nhược điểm của cách tiếp cận này là đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực.
Mô hình cố vấn kê đơn là mô hình tập trung chủ yếu vào việc cung cấp cho sinh viên những thông tin liên quan trực tiếp đến chương trình học và quá trình học.
Mô hình cố vấn xâm nhập có đặc trưng là cố vấn viên chủ động khởi xướng việc cố vấn chứ không phải sinh viên. Trong thực tế, ưu điểm của phương pháp cố vấn xâm nhập này là có hiệu quả tích cực tới tỉ lệ sinh viên tiếp tục theo học và tốt nghiệp lấy được bằng. Nhược điểm của mô hình này là một số sinh viên thấy dường như bị xâm lấn đời tư.
Đại học KAU triển khai hoạt động cố vấn học tập ở bắt đầu từ sớm bởi các nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp nhằm hỗ trợ sinh viên trong những ngày đăng ký nhập học và những ngày lựa chọn môn học. Phương thức cố vấn học tập được triển khai qua các hình thức:
- Cố vấn gặp mặt trực tiếp (Face-to-Face Advising): KAU vẫn công nhận rằng công tác cố vấn học tập tỏ ra hiệu quả hơn khi các cố vấn viên có hẹn trực tiếp với các sinh viên. Đặc biệt khi các cuộc cố vấn đó về nội dung lớp học và nghề nghiệp tương lai. Ngoài ra, sinh viên cũng thấy được đặc sự hỗ trợ và quan tâm khi gặp mặt trực tiếp. Quá trình cố vấn học tập đó đã thể hiện hiệu quả khi làm sinh viên cảm thấy hài lòng hơn, và không có cảm giác cô lập hoặc tách biệt khỏi ngôi trường của mình, từ đó làm giảm tỉ lệ sinh viên bỏ học, thôi học hoặc không tốt nghiệp được (theo Gravel, 2012).
- Cố vấn điện tử (E-Academic Advising) và hệ thống tích hợp thông tin sinh viên tại KAU: Tại KAU, hệ thống công nghệ thông tin cũng đồng thời tích hợp cả việc đăng ký dịch vụ cố vấn học tập điện tử (E-academic advising).
Cách thức cố vấn học tập mới của KAU trong kỷ nguyên toàn cầu hóa chuyển dần sang cố vấn trực tuyến (Online Advising/ E Academic Advising), theo đó các cố vấn viên và sinh viên đều sử dụng hệ thống thông tin sinh viên hiện tại của trường. Trong một vài năm, thông qua một kế hoạch mở rộng, bộ phận cố vấn học tập của KAU cho phép sinh viên có cơ hội được xây dựng một mối quan hệ với cố vấn viên. Sinh viên được hỗ trợ trong việc lập kế hoạch cho quá trình học tập của mình, học kỹ năng cần thiết để thành công trong học tập, và làm thế nào để tiếp cận được vô vàn nguồn tài liệu và dịch vụ sẵn có dành cho họ trên những ứng dụng trực tuyến thông minh. Kết quả là trong tổng số sinh viên được nhận vào học hàng năm, chỉ có 7% đến trường để được cố vấn, còn lại tất cả các dịch vụ đều được thực hiện qua phương tiện điện tử.
Phương pháp cố vấn học tập điện tử (e Academic Advising) hoặc cố vấn không dựa trên giấy tờ là hệ thống cố vấn điện tử mới của KAU, theo đó không scan các biểu mẫu giấy đó để số hóa, mà sử dụng hệ thống thông tin tương tác hoàn toàn. Hệ thống thông tin tích hợp trực tuyến phục vụ cho công tác cố vấn học tập là một ứng dụng dựa trên nền tảng web, cho phép hỗ trợ thông tin đầu vào đầu ra cho admin/người dùng nhằm cập nhật thông tin học tập của họ đúng lúc. Hệ thống này thay thế phương thức cố vấn học tập truyền thống bằng hình thức cố vấn một điểm dừng (one-stop), theo đó có thể tìm kiếm các thông tin về chính sách và quy trình học tập một cách dễ dàng, giúp sinh viên xác định chính xác cái mình cần để lập kế hoạch và quản lý thành công việc học tập. Hệ thống tương tác này cũng hỗ trợ cố vấn viên học tập, giảng viên và nhân viên của các khoa giảng dạy trong việc tư vấn cho sinh viên bậc cử nhân và chỉ ra những cơ hội hợp tác và phát triển nghề nghiệp cho họ.
Khung quy định của KAU cho hoạt động cố vấn điện tử:
Sơ đồ sau đây giải thích về hoạt động cố vấn điện tử và trách nhiệm của các bên trong hệ thống thông tin của trường:

Hình 1. Khung hoạt động cho công tác cố vấn học tập điện tử tại KAU
Nguồn: Noaman and Ahmed (2015)
Theo khung hoạt động này của KAU, sinh viên chịu hầu hết trách nhiệm tương đương với trách nhiệm của cơ sở đào tạo và phòng ban cũng như cố vấn học tập trong quá trình họ nghiên cứu, giao tiếp và tiếp cận thông tin có ích cho quá trình học tập và phát triển của họ.
Trong thực tế, để thực hiện theo khung này phải tăng cường các chức năng của cơ sở đào tạo nhằm tạo điều kiện cung cấp thông tin và cải thiện cơ chế của công tác cố vấn học tập và chuyển đổi từ hình thức cố vấn trên giấy tờ và tư vấn bán công nghệ thông tin sang hệ thống điện tử tương tác. Hệ thống này cần cung cấp được cơ sở hạ tầng để bộ phận cố vấn có thể tiến hành được công tác tư vấn và quản lý, theo đó phải có công cụ phần mềm thực hiện được nhiều nhiệm vụ liên quan đến quản lý và tư vấn.
Hiệu quả của công tác cố vấn học tập tại KAU đã được chứng minh trong các nghiên cứu của nhà trường về tỉ lệ sinh viên tham gia học tập và số giờ tham gia học tập tăng dần qua từng năm.
3. Bài học rút ra cho công tác công tác cố vấn học tập ở Trường Đại học Ngoại thương
3.1. Sơ bộ về công tác cố vấn học tập hiện nay tại Trường Đại học Ngoại thương
Trường Đại học Ngoại thương triển khai đào tạo theo học chế tín chỉ từ năm học 2008-2009 cho tới nay. Công tác cố vấn học tập được chú trọng ngay từ khi bắt đầu chuyển đổi đào tạo từ niên chế sang đào tạo theo học chế tín chỉ. Hệ thống cố vấn học tập tại Trường Đại học Ngoại thương bao gồm cán bộ phòng quản lý đào tạo và giáo viên chủ nhiệm là giảng viên ở trong khoa được chủ nhiệm khoa phân công làm chủ nhiệm lớp vào thời gian đầu năm học. Bên cạnh đó sinh viên còn nhận được rất nhiều sự hỗ trợ, tư vấn của đoàn trường, hội sinh viên và các câu lạc bộ của trường.
Ngay từ năm học đầu tiên, sinh viên được tư vấn về chương trình đào tạo, cách thức đăng kí tín chỉ, hủy môn, thêm môn, hướng dẫn về các quy chế đào tạo theo tín chỉ của Bộ giáo dục và đào tạo đồng thời giáo viên chủ nhiệm tại các khoa theo dõi tình hình học tập của sinh viên, tổ chức các cuộc họp thông báo kế hoạch giảng dạy, học tập, thi cử các chế độ, qui định của Bộ, trường, khoa đối với sinh viên vào đầu mỗi học kỳ, năm học, khóa học; tổng kết đánh giá thi đua khen thưởng, đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên theo Quy chế của Bộ giáo dục và Đào tạo vào thời gian kết thúc học kỳ, năm học, khóa học.
Công tác cố vấn học tâp được triển khai theo cách gặp mặt trực tiếp của giáo viên chủ nhiệm với lớp thông qua các buổi họp, hoặc sinh viên chủ động gặp, gọi điện thoại, gửi email cho giáo viên chủ nhiệm khi cần tư vấn. Các công việc khác liên quan đến hành chính, sinh viên liên hệ với cán bộ quản lý lớp tại Phòng Quản lý Đào tạo.
3.2. Bài học rút ra cho công tác công tác cố vấn học tập ở Trường Đại học Ngoại thương
Từ những kinh nghiệm nói trên của 3 trường ĐH Queensland, Harvard, và King Abdul Aziz University, nhóm nghiên cứu rút ra được những bài học rất cụ thể cho công tác cố vấn học tập tại đại học Ngoại thương như sau:
• Chú trọng hướng dẫn và tư vấn cho sinh viên năm thứ nhất, thành lập tổ tư vấn (gồm cán bộ của Phòng đào tạo, giáo viên của khoa và sinh viên năm thứ hai, thứ ba, thứ tư) theo dõi và hướng dẫn sinh viên trong việc lập kế hoạch học tập, thuê nhà ở (với sinh viên ngoại tỉnh), hướng dẫn sinh viên tìm học bổng, hướng dẫn tham gia các hoạt động ngoại khóa, cân đối thời gian học tập với thời gian tham gia các hoạt động ngoại khóa.
• Về mô hình cố vấn: lựa chọn phối hợp các mô hình cố vấn học tập của KAU, lựa chọn ưu điểm của mô hình cố vấn phát triển là giúp sinh viên khám phá và xác định những mục tiêu học tập, nghề nghiệp, cuộc sống kết hợp với mô hình xâm nhập, theo đó cố vấn viên chủ động gợi ý những điều sinh viên có thể học hỏi và tìm hiểu trong quá trình học tập tại trường và đưa ra các phương án cũng như cách giải quyết để sinh viên kịp thời có câu trả lời cho các tình huống gặp phải khi tham gia quá trình học tập.
• Về hình thức cố vấn: nên thực hiện chuyển dần từ hình thức cố vấn truyền thống (trên văn bản giấy tờ) hoặc cố vấn gặp mặt trực tiếp (face-to-face) sang hình thức cố vấn học tập điện tử (E-academic advising) theo hướng của đại học KAU, theo đó nhà trường có thể sử dụng phần mềm để cố vấn mang tính tương tác với sinh viên, hỗ trợ sinh viên tối đa trong mọi lĩnh vực học tập, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác hỗ trợ cho đời sống sinh viên.
• Quy chuẩn hóa tất cả các loại quy định, nội quy, văn bản, biểu mẫu của nhà trường liên quan đến quá trình học tập của sinh viên
• Cần gấp rút số hóa các văn bản, tài liệu có tính hướng dẫn quy trình thủ tục và sắp xếp hợp lý đưa toàn bộ lên website
• Cấu trúc lại website theo hướng sinh viên cần gì vào website đều có, hạn chế khối lượng công việc cho các cán bộ phòng ban và khoa chuyên môn.
• Tổ chức hội thảo, tọa đàm định kỳ để sinh viên có thể đưa ra ý kiến đóng góp cho hệ thống cố vấn của nhà trường, nhằm nâng cao chất lượng công tác cố vấn.
Tài liệu tham khảo
1. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2007), Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ, Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDDT ngày 15/8/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2. Đại học Ngoại Thương (2009), Quy định về đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ tại Trường Đại học Ngoại thương, Quyết định số 409/QĐ-ĐHNT-QLĐT ngày 8/5/2009 của Hiệu trưởng Trường ĐH Ngoại thương.
3. Grosshandler, N. S. (2012), Exploring technology usage by school counselors: A mixed methods study, Unpublished doctoral dissertation. The Graduate College of the University of Nebraska Retrived from http://digitalcommons.unl.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1115&context=cehsedaddiss.
4. Hayden, L., Poynton, T. A., & Sabella, R. (2008), School counselors’ use of technology within the ASCA national model’s delivery system. Journal of Technology in Counseling, 5(1), Retrieved from http://jtc.colstate.edu/Vol5_Hayden.htm.
5. Manhal-Baugus, M. (2001). E-therapy: Practical, ethical, and legal issues. Cyber Psychology & Behaviors, 4(5), 551–563.
6. Noaman and Ahmed (2015), A New Framework for E Academic Advising, International Conference on Communication, Management and Information Techonology ICCMIT 2015, Procedia Computer Science, 65, 358-367.
7. Viện nghiên cứu giáo dục, “Vai trò cố vấn học tập trong đào tạo theo học chế tín chỉ tại các trường cao đẳng, đại học Việt nam”, Kỷ yếu hội thảo, Trường Đại học Sư phạm TP Hồ Chí Minh.
8. Website ĐH Queensland: http://uq.edu.au/.
9. Website ĐH Harvard: https://www.harvard.edu/.
10. Website ĐH Kau: http://www.kau.edu.sa/home_english.aspx.